Timelog + Todo Automation
Das Problem
Bei einem Förderprojekt mussten wir tägliche Reports schreiben und die Stunden in einer Excel-Tabelle erfassen. Jeden Tag dasselbe: Report schreiben, dann nochmal alles in die Tabelle übertragen. Kategorien zuordnen. Prüfen ob nichts vergessen wurde.
Dazu kam: In den Reports steckten oft Todos („muss ich nächste Woche fertig machen“) – die haben wir regelmäßig vergessen.
Zeitaufwand vorher: ~20 Minuten pro Tag, jeden Tag.
Die Lösung
Ein Workflow der alles automatisch macht:
- Report in Google Docs schreiben (wie vorher)
- Datei in einen bestimmten Ordner verschieben
- Der Rest passiert automatisch: Parsing, Kategorisierung, Eintrag ins Timelog, Todo-Extraktion
- Benachrichtigung via Discord wenn fertig
Der Workflow
Technische Details
Eingesetzte Technologien
- n8n – Workflow Automation (self-hosted)
- Mistral AI – Text Klassifizierung
- OpenAI Embeddings – Für Vector Search
- Supabase – Vector Store für RAG
- Google APIs – Drive, Docs, Sheets, Tasks
- Discord Bot – Benachrichtigungen
Besonderheiten
- Custom JavaScript für Report-Parsing
- AI-basierte Kategorisierung (Tech/PM/Marketing)
- Automatische Todo-Erkennung aus Freitext
- Reports werden für RAG-Suche indexiert
- Fehlerbehandlung mit Discord-Alerts
Das Ergebnis
20 Min/Tag
Zeitersparnis pro Person
0 vergessene Todos
Alles landet in Google Tasks
100% korrekt
Kategorisierung durch AI
Bonus: Alle Reports sind durchsuchbar. „Was haben wir im März zum Thema X gemacht?“ – eine Frage an den AI-Assistenten reicht.
Hat dich dieser Workflow inspiriert? Uns geht’s genauso
Wir könnten stundenlang über Automationen reden. Oder wir bauen dir einfach eine.